Młodszy specjalista ds. administracji (k/m/x)

Twoje zadanie

• Obsługa gości Centrali – informowanie pracowników o przybyciu gości, wskazywanie/zapraszanie do sal konferencyjnych na parterze biura; obsługa systemu LimeAccess.

• Wydawanie pracownikom spoza Centrali firmy kart dostępowych oraz prowadzenie ich ewidencji.

• Bezpośrednia, telefoniczna oraz mailowa obsługa klienta – monitorowanie poczty elektronicznej wpływającej na ogólny adres e-mail oraz przekierowywanie korespondencji do właściwego odbiorcy.

• Zarządzanie kalendarzem sal konferencyjnych – rezerwowanie terminów spotkań.

• Wydawanie biletów parkingowych przedpłaconych dla gości i pracowników PORR S.A.

• Współpraca z jednostkami organizacyjnymi firmy – działami i oddziałami w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej; współpraca z Pocztą Polską oraz firmami kurierskimi (InPost, DHL, DPD).

• Administrowanie platformą usług kurierskich InPost w zakresie całego koncernu – zakładanie kont, zmiany danych, zgłaszanie reklamacji związanych z usługami kurierskimi, pełnienie funkcji administratora systemu.

• W ramach obsługi korespondencji przychodzącej – systematyczne, codzienne segregowanie i rejestrowanie przesyłek dostarczanych do firmy (przesyłki pocztowe i kurierskie).

• Obsługa poczty kurierskiej – przygotowywanie przesyłek do wysyłki oraz generowanie raportów potwierdzających nadanie.

• Prowadzenie magazynku materiałów biurowych dla Centrali – zbieranie, kompletowanie i wydawanie zamówień pracownikom; kontrolowanie stanów magazynowych oraz uzupełnianie braków artykułów biurowych.

• Weryfikacja umów najmu i dzierżawy; kontakty z biurami regionalnymi i budowami.

• Comiesięczne raportowanie nieruchomości w spółce oraz nadzór nad Okólnikiem Nieruchomościowym.

• Współpraca z dostawcami, składanie zamówień na platformach (Ariba) – zamawianie artykułów biurowych, spożywczych i gospodarczych.

• Współpraca z dostawcami oraz składanie zamówień na platformach pieczątek i wizytówek.

• Tworzenie zamówień i dekretacja faktur w systemie SAP.

• Odpowiedzialność za defibrylator AED w nieruchomości centralnej – w zakresie wymiany elektrod, baterii głównej oraz przeglądów, a także dekretacji związanych z tym faktur.

• Realizacja wyznaczonych zadań administracyjnych.

Twój profil

• Minimum rok doświadczenia na podobnym stanowisku (administracja biurowa, recepcja lub obsługa klienta).
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office.
• Znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację.
• Wysoka kultura osobista oraz umiejętność profesjonalnej obsługi gości.
• Dobra organizacja pracy własnej oraz samodzielność w działaniu.
• Sumienność, dokładność i odpowiedzialność.
• Mile widziana znajomość systemu SAP. 

Twoje benefity

• Praca w międzynarodowej firmie o ugruntowanej i stabilnej pozycji na rynku. 

• Interesujący zakres obowiązków dający możliwość rozwoju zawodowego. 

• Wysoka kultura organizacyjna i przyjazny klimat pracy. 

• Bogaty pakiet świadczeń socjalnych. 

• Pakiet benefitów, w tym dostęp do systemu MyBenefit, Multisport. 

• Pakiet opieki medycznej.