Assistent*in COO und Honorarkonsulat Singapur

Deine Aufgaben

• Du unterstützt den COO bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft, inklusive Terminmanagement, Reiseorganisation, sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Zusätzlich zu deinen Assistenzaufgaben betreust du auch das Honorarkonsulat der Republik Singapur. Zu deinen Aufgaben gehört die schriftliche und telefonische Beantwortung diverser konsularischer Anfragen in Deutsch und Englisch. 
• Ebenso zuverlässig bearbeitest du diverse Anträge, wie z. B. die Ausstellung von Visa und Reisepässen oder die Aufbereitung von Dokumenten für Beglaubigungen/Legalisierungen. Die Öffnungszeiten des Konsulats sind hierbei Dienstag bis Donnerstag von 08:00 bis 16:00.
• Mit einem kühlen Kopf begleitest du auch Sonderfälle, die an das Konsulat herangetragen werden (z. B. Hospitalisierung von singapurischen Staatsbürger*innen, Verlust von Reisedokumenten).
• Die stets professionelle Korrespondenz mit Ministerien und Behörden in Singapur sowie die Koordination von offiziellen Besuchen des Konsulats gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.
• Die enge Zusammenarbeit mit dem Vorstandsteam sowie die Koordination sensibler Informationen und die Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses runden dein abwechslungsreiches Aufgabenprofil ab.

Dein Profil

• Du bist eine proaktive Persönlichkeit mit exzellenten Kommunikationsfähigkeiten und überzeugst uns mit deiner ausgeprägten Präsenz und Professionalität.
• Besondere Zuverlässigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität sind dir sehr wichtig.
• Deine kaufmännische Ausbildung (HAK, Uni, FH, o. ä.) hast du bereits erfolgreich abgeschlossen.
• Du konntest mindestens schon drei Jahre Berufserfahrung als Assistenz sammeln.
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse sowie den versierten Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und PowerPoint) setzen wir voraus.

Deine Vorteile

Es gibt viele Gründe für einen Job bei der PORR:

• Happiness - Du bist Teil eines hochmotivierten und kollegialen Teams, das gemeinsam an herausfordernden Aufgaben und spannenden Projekten arbeitet.
• Sicherer Job & Stabilität - Dein Job bei der PORR ist krisensicher, die Firma hat ein stabiles Fundament – darauf kannst du deine Karriere bauen.
• Karriere - Damit du deine beruflichen Ziele erreichst, warten individuelle Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten auf dich.
• Gesundheit - Weil Gesundsein das Wichtigste ist, bieten wir regelmäßige Gesundheitstage und unseren umfangreichen Versicherungsschutz PORR CARE.
• Extras - Obendrauf erwarten dich bei uns jede Menge überraschende Benefits und Vergünstigungen, die dir deinen Arbeitsalltag und deine Freizeit versüßen werden. 
• Gutes Geld: Du bekommst ein Jahresbruttogehalt ab 49.000 €. Bringst du besondere Fähigkeiten oder Erfahrungen mit, gibt’s gerne auch mehr.